Pengertian Laporan

Pengertian Laporan

Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara effektif dan efisien dalam organisasi.

Pengertian laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan suatu kegiatan.

Dalam pembuatan suatu laporan formal, bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur. Bahasa yang baik tidak berarti bahwa laporan itu mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan, melainkan dari segi sintaksis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata yang lain dan antara satu kalimat dengan kalimat lain. Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata ”kami” bila yang menyampaikan laporan adalah suatu badan atau suatu tugas.

Macam macam laporan

Laporan dapat digolongkan menurut :

1.    Maksud pelaporan

Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.

2. Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.

3. Laporan analitis, yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.

4. Laporan Pertanggung jawaban, di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif).

5. Laporan Kelayakan (feasibility report). Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.

2. Bentuk Laporan

1.      Laporan berbentuk Memo; Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.

2.      Laporan berbentuk Surat; Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.

3.      Laporan berbentuk naskah; Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.

4.      Laporan berbentuk Campuran; Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.

5.      Laporan berbentuk formulir.

6.      Laporan berbentuk buku.

3. Waktu Penyampaian

1.      Laporan Insidental; Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.

2.      Laporan Periodik; Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.   

Laporan Formal dan Semi-Formal

Laporan formal adalah laporan yang memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu, nadanya bersifat impersonal dan materinya disajikan seperti dalam suatu pola struktur yang terdapat dalam buku-buku.

Laporan semi-formal adalah laporan yang bila terdapat satu atau dua persyaratannya yang tidak dipenuhi.

Laporan non-formal adalah laporan yang tidak memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.

Persyaratan yang menentukan sifat laporan:

- Halaman judul

- Terdapat surat penyerahan

- Memiliki daftar isi

- Terdapat ikhtisar yang mengawali laporan

- Memiliki pendahuluan

- Kesimpulan dan saran

- Isi laporan yang terdiri dari judul-judul dengan tingkat yang berbeda-beda

- Menggunakan nada resmi, bersifat impersonal

- Disertai pula table dan angka-angka (bila diperlukan)

- Biasanya didokumentasikan secara khusus

Struktur Laporan Formal

Struktur laporan:

1.      Bahasa Sebuah Laporan

Bahasa yang harus digunakan dalam sebuah laporan formal haruslah menggunakan bahasa yang baik, jelas dan teratur. Selain itu dapat memperlihatkan hubungan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata yang lain, antara kalimat satu dengan kalimat yang lain.

2.      Laporan Buku

Bertujuan untuk mendorong mahasiswa membaca buku yang diwajibkan serta meningkatkan kemampuan mereka dalam memahami isi buku-buku tersebut.

3.      Penutup

Merupakan penyajian suatu pengetahuan yang lebih luas mengenai suatu hal tetapi dibuat secara singkat untuk maksud tertentu.